در اصل، گزارش روابط عمومی در مورد ارائه تأثیر کار سخت شما است.
در حالی که گزارشهای روابط عمومی روزانه وارد صحنههای ناب نظارت رسانهها میشوند، بررسیهای دورهای و پاکسازی کمپینها یک گام به عقب برمیدارند و به بافت وسیعتر، آموختهها و گامهای بعدی نگاه میکنند.
بیایید به نمونه هایی از هر دو بپردازیم…
در اینجا پنج نمونه گزارش روابط عمومی در دنیای واقعی وجود دارد که به دلیل وضوح و تمرکز برجسته هستند.
گزارش روابط عمومی یک صفحه ای مناسب برای Exec از Rise at Seven
این خلاصه یک صفحهای نتایج سطح بالایی را ارائه میکند، که برای سهامداران ارشدی که بدون درگیر شدن در جزئیات نیاز به بینش سریع دارند، عالی است.
معیارهای کلیدی، مانند ترافیک سایت و فروش ایجاد شده، از طریق یک قوس روایتی واضح ارائه می شوند: چالش، ایده، نتایج.
گزارش روابط عمومی بسیار بیشتر از تعداد پیوندها یا پوشش هایی است که برای فعالیت خود به دست آورده اید. ما این توانایی را داریم که این موضوع را به اهداف و اهداف کلی یک برند یا کسب و کار نزدیکتر کنیم.وقتی به گزارشدهی نگاه میکنیم، روی رتبهبندی، ترافیک، فروش و در نهایت میزان سود کمپینهای ما تمرکز میکنیم.
غذای آماده کلیدی
یک نمای کلی مختصر ارائه دهید که مدیران بتوانند به سرعت آن را هضم کنند، با تمرکز بر نکات برجسته عملکرد و ROI روشن.
گزارش “مکمل روابط عمومی” از Cedarwood Digital
این نمونه گزارش روابط عمومی از Cedarwood Digital یک عکس فوری سریع از پوشش دیجیتالی ارائه می دهد و موفقیت کمپین را از نظر پیوندها و قدرت نشان می دهد.
گزارش “مکمل” برای مشتریانی که نیازی به پخش کامل روابط عمومی ندارند بسیار عالی است – چه به این دلیل که آنها بیشتر در کانال های دیگر سرمایه گذاری کرده اند، یا به این دلیل که گزارش به اندازه کافی منظم است که آنها از قبل به سرعت عمل کرده اند.
این یک نمونه گزارش روابط عمومی دیجیتال است که ما به گزارش سئوی خود پیوست می کنیم – متوجه می شویم که در سطح بالایی است – اما برای مشتریان ما خوب کار می کند.
غذای آماده کلیدی
گزارش های بازاریابی گسترده تر را با عکس های فوری روابط عمومی که پوشش کلیدی را برجسته می کند، تکمیل کنید.
گزارش روابط عمومی “غواصی عمیق ماهانه” از Distinctly
این یک مثال محکم از یک گزارش ماهانه روابط عمومی از لورن فیلد، مدیر ارشد روابط عمومی دیجیتال در Distinctly است که خلاصه اجرایی و گامهای بعدی را ارائه میکند، و به دنبال آن یک بررسی عمیقتر در فعالیتهای کمپین، دید ارگانیک، پوشش رسانهای و تجزیه و تحلیل رقبا ارائه میکند. .
از محتوا مشخص است که تیم Distinctly نتایج را در چندین کانال و در کل قیف فروش گزارش میدهد. اگر به دنبال گزارش جامع در مورد عملکرد روابط عمومی خود هستید، از گزارش کامل اینجا الهام بگیرید.
غذای آماده کلیدی
صفحه یک گزارش روابط عمومی شما فقط لازم نیست برای مرورهای کلی عملکرد رزرو شود – مراحل بعدی را فوراً برای ذینفعانی که زمان زیادی را تحت فشار قرار داده اند که به مهم ترین اطلاعات از قبل نیاز دارند، شامل شود. اگر گزارش هایی برای چندین مخاطب ایجاد می کنید، این یک تاکتیک خوب است.
نمونه گزارش روابط عمومی “پایان کمپین” از کایزن
این گزارش روابط عمومی از Shakira Sacks، مسئول روابط عمومی در Kaizen، یک نمونه عالی از یک جمع بندی کمپین با ساختار مناسب است.
این یک جریان منطقی و آسان برای خواندن را دنبال می کند و از مرور کلی کمپین > نتایج > تأثیر گسترده > مراحل بعدی عبور می کند.
خلاصه عملکرد سطح بالا، همراه با زمینه مناسب، این گزارش را برای مدیران یا مشتریان سطح متوسط ایده آل می کند.
برای الهام بیشتر، گزارش کامل را اینجا ببینید.
غذای آماده کلیدی
ساختار واضحی را دنبال کنید که گیرنده را در روایت کمپین راهنمایی می کند و از ابزارهایی مانند Canva برای ایجاد گزارش های بصری دلپذیر که چشم را راهنمایی می کند، استفاده کنید.
داشبورد روابط عمومی “پوشش زنده” از Escherman
این داشبورد گزارش زنده که توسط اندرو بروس اسمیت، بنیانگذار آژانس اشرمن ساخته شده است، معیارهای روابط عمومی بین کانالی مانند اختیارات پوشش و اشتراکهای اجتماعی را ادغام میکند.
داشبوردهای روابط عمومی تمایلی به ارائه متن کامل به گیرنده ندارند. به این ترتیب، آنها برای تیمهای داخلی یا مشتریانی که بهروزرسانیهای منظم و حداقل نگهداشتن دست را ترجیح میدهند، بهتر هستند.
غذای آماده کلیدی
داشبوردهای زنده به تیمهای داخلی و مشتریان درگیر بینش میدهند تا کمپینها را در زمان واقعی تغییر دهند.
اکنون چند نمونه از گزارش های روابط عمومی واقعی را مشاهده کرده اید، در اینجا نحوه ایجاد آنها آورده شده است.
TL;DR اینجاست:
- با تمرکز بر یک هدف واضح، گزارش خود را ساده نگه دارید.
- محتوا، معیارها، قالب و آهنگ را برای مخاطبان خود تنظیم کنید
- زیادهروی نکنید – به بینشها و توصیههای کلیدی پایبند باشید تا همه چیز واضح و قابل اجرا باشد.
یک گزارش روابط عمومی عالی، خواننده را غرق در اطلاعات نمی کند. در عوض، بر مهم ترین بینش ها تمرکز می کند و به وضوح به یک سوال کلیدی پاسخ می دهد. آن را به عنوان یک مطالعه علمی، با یک فرضیه مرکزی که نیاز به آزمایش دارد، در نظر بگیرید.
مثال ها:
- آیا ما با موفقیت ترافیک را به سایت خود بازگرداندیم؟
- چقدر آگاهی اضافی با اینفلوئنسرها ایجاد کردیم؟
- آیا ما با موفقیت آگاهی را به فروش محصول تبدیل کردیم؟
یک هدف تکنگر شما را در مسیر نگه میدارد.
مخاطب شما مهمترین چیزی است که باید در هنگام شروع گزارش خود در نظر بگیرید.
از خود بپرسید: آیا آنها واقعاً؟ نیاز دارند برای دانستن این؟ آنها واقعاً به چه چیزی اهمیت می دهند؟ آنها چگونه ترجیح می دهند اطلاعات را مصرف کنند؟
انجام این کار به شما کمک میکند تا گزارشهایی ایجاد کنید که مشتریانتان را به عقب برگرداند.
مخاطبان مختلف به روش های مختلف اندازه گیری اهداف علاقه مند خواهند شد. به عنوان مثال، تیم های روی زمین به احتمال زیاد به KPIهای دانه ای مانند تعداد پیوندهای dofollow اهمیت می دهند.
سی سوئیت یا مدیران، از سوی دیگر، می خواهید تاثیر سطح بالای استراتژی خود را ببینید.
آنها KPIهای فراگیر PR را ترجیح میدهند، مانند سهم افزایش صدا در تعدادی از شرایط مرتبط با کمپین.
یا حتی سهم ارتقاء صدا در سطح سایت در مقابل رقبا.
بهترین گزارشها تنها بر اعداد متکی نیستند، بلکه از نمودارها، نمودارها و تصاویر برای بیان داستان استفاده میکنند.
اگر میخواهید گزارشهای روابط عمومی خود را خودتان مدیریت کنید، Google Sheets یا Docs گزینههای خوبی هستند، اما از نظر طراحی و انعطافپذیری میتوانند کمی محدود باشند.
به همین دلیل است که بسیاری از متخصصان روابط عمومی به سراغ ابزارهای بصری بیشتری مانند Looker Studio یا Canva می روند.
اگر مخاطب شما یک مدیر ارشد، آنها معمولاً یک گزارش خوب طراحی شده می خواهند که شامل خلاصه های سطح بالا، آمار دقیق تنظیم شده و سرفصل های عملکرد باشد.
مشتریان معمولاً انتظار یک گزارش با برچسب سفید با مقدار مناسبی از زمینه در مورد نتایج و قابل تحویل ها را دارید، با توجه به اینکه آنها درگیر همه چیز روزانه نیستند.
و روابط عمومی روی زمین یا تیم های داخلی (مثل شما) برای بررسی و توسعه استراتژی به طور مکرر به گزارش های زنده و دقیق نیاز دارید. دادههای درون پلتفرمی، صفحات گسترده و داشبوردهای Looker فرمتهای دلخواه برای این PRهای نان و کره هستند.
داشبورد جدید گزارش روابط عمومی Ahrefs یک مثال عالی است. این به شما یک نمای کلی از عملکرد پیوند و جستجو بر اساس پورتفولیوی محتوای شما (یعنی لیست مشخص شده URL ها) به شما می دهد.
در اینجا به نظر می رسد:
نکته
اگر مطمئن نیستید که چگونه برای مشتری خود گزارش دهید، از آنها بپرسید. آنها ممکن است بخواهند خلاصههای سطح بالا را در یک بخش و عملکرد غواصی عمیق را در بخش دیگر ببینند.
در حالی که پیکربندی یک الگوی PR سفارشی کمی بیشتر طول میکشد، تلاش بیشتر در صورتی ارزشمند است که مشتری شما را راضی نگه دارد و آژانس شما را در نگهدارنده نگه دارد. به علاوه، هیچ زمانی نیست واقعا اگر آن الگوها را برای مشتریان دیگر تغییر دهید و کتابخانه گزارش روابط عمومی خود را بسازید، هدر می رود.
اهداف کمپین شما و مخاطبان شما دو چیز اصلی هستند که باید سرعت گزارش شما را تعیین کنند.
به عنوان مثال، اگر به بقیه افراد گزارش می دهید تیم، این کار را به صورت زنده و مستمر انجام دهید.
اما اگر در حال ارائه نتایج به مدیران ارشد، شما آن داده ها را به صورت ماهانه، سه ماهه، سالانه یا حتی بر اساس چرخه فروش تجزیه و تحلیل خواهید کرد، اگر این مدت زمان طول می کشد تا نتایج را ببینید.
در روابط عمومی تمایل به گزارش بیش از حد وجود دارد. حک کردن یک قوس روایی واضح شما را در مسیر نگه می دارد.
بهترین گزارشهای روابط عمومی که من دیدهام، برای ارائه بینش سالم: ارزش، به این فرمول سست پایبند هستند.
- خلاصه اجرایی (نمای کلی هدف و کمپین)
- برنده های برتر
- انتظار در مقابل واقعیت (نمودارهای با دقت تنظیم شده که داستان را هدایت می کنند)
- توصیه ها و مراحل بعدی
برای سرعت بخشیدن به گزارشات روابط عمومی خود، این الگوها را بانکی کنید – با خیال راحت هر مؤلفه ای را که به هدف یا مخاطب شما مرتبط نیست حذف کنید.
الگوی گزارش کمپین روابط عمومی
برای ایجاد گزارش روابط عمومی خود آماده اید؟ در اینجا یک قالب ساده وجود دارد که می توانید برای کمپین های خود سفارشی کنید…
قالب را از اینجا بگیرید
الگوی پوشش رسانه ای در حال انجام
این الگوی گزارش روابط عمومی بعدی از Digital PR Lead، Alice Walker-Gibbons، از Embryo Digital تهیه شده است.
اگر در حال تجزیه و تحلیل تأثیر پوشش رسانه ای مداوم خود هستید، این مثال Google Sheets معیارهای کلیدی را در اختیار شما قرار می دهد که باید در گزارش روابط عمومی خود در نظر بگیرید.
قالب را از اینجا بگیرید.
الگوی گزارش روابط عمومی فصلی
الکس جونز، رئیس بخش دیجیتال در Cartwright Communications، یک الگوی دنبالهدار ایجاد کرده است که رویکرد تیمش به گزارشهای روابط عمومی را منعکس میکند.
در اینجا چیزی است که او باید بگوید:
برای گزارشدهی روابط عمومی دیجیتال، ما اغلب گزارشهای ماهانه و فصلی خود را به اهداف اصلی زیر تقسیم میکنیم:
- حجم لینک ها
- کیفیت لینک ها
- ارتباط پیوندها
- رتبه بندی دامنه
- جریان اعتماد
اگر اینها به اهداف مشتری کمک کند، ما همچنین سهم تجزیه و تحلیل صدا و احساسات را اضافه می کنیم. سپس گزارشهای خود را به اهداف مشترک ثانویه (SSG) تقسیم میکنیم:
- کلمات کلیدی / رتبه بندی
- ترافیک/جلسات
- تبدیل ها
- رشد درآمد
اساساً، ما میخواهیم تغییرات رتبهبندی و کلمات کلیدی را در راستای پیوندهای بهدستآمده و سپس تأثیر آن بر ترافیک و جلسات تجزیه و تحلیل کنیم. این همچنین می تواند تکمیل اهداف و هر گونه درآمد حاصل از آن را به عقب برگرداند.
بسته شدن
وقتی صحبت از گزارش روابط عمومی می شود، کمتر اغلب بیشتر است. آن را واضح، متمرکز و متناسب با نیازهای مخاطبان خود نگه دارید.
اگر در مورد آن عاقل باشید، گزارش روابط عمومی شما نه تنها تأثیر کار سخت شما را ثابت می کند، بلکه تجارت مجدد، بودجه های بیشتر و کنترل خلاقانه تر را برای شما به ارمغان می آورد.
بنابراین، ادامه دهید و این نمونهها را برای الهامگیری نشانهگذاری کنید.