فرسودگی در جلسات واقعی است.
با تقویم‌هایی که پرتر از همیشه هستند، کاهش سر و صدا برای ارائه یک پیام واضح و هدفمند ضروری است تا اطمینان حاصل شود که ملاقات شما با مشتریان SEO برجسته است.
اما ابتدا از خود بپرسید: آیا این حتی نیاز به یک جلسه دارد؟
1. تعیین کنید که آیا یک جلسه ضروری است یا خیر
قبل از برنامه ریزی، در نظر بگیرید که آیا محتوا می تواند به طور موثر در یک ایمیل پوشش داده شود.
جلساتی که بدون اهداف مشخص یا برنامه‌های در حال تحول تکرار می‌شوند، اغلب به جای اینکه ارزشمند باشند، معمولی می‌شوند.
2. هدف، دستور کار و شرکت کنندگان را تعریف کنید
اطمینان حاصل کنید که هر جلسه یک برنامه مشخص دارد. برای جلسات مکرر، یادآورهایی را تنظیم کنید تا دستور کار به روز شود و مطمئن شوید که مرتبط باقی می ماند.
اگر به جلسه ای بدون دستور جلسه دعوت شده اید، در مورد هدف بپرسید و نقش خود را روشن کنید. یک دستور کار خوب باید شامل موارد زیر باشد:
- هدف: هدف را مشخص کنید، چه جمع آوری بازخورد یا ایجاد ایده.
- شرکت کنندگان و نقش ها: هر دعوت کننده باید هدف مشخصی داشته باشد. اگر نه، در حضور آنها تجدید نظر کنید.
- مطالب پیش از مطالعه: تصمیم بگیرید که آیا به اشتراک گذاری مطالب از قبل ارزش افزوده دارد یا اینکه بحث زنده مناسب تر است.
برای اطمینان از یک استراتژی جامع و مشتری محور، از همکارانی دعوت کنید که سایر کانال های مرتبط را مدیریت می کنند.
3. اهداف روشن “فکر، احساس، انجام” را تعیین کنید
در آژانس ما، هر جلسه را با هدفی روشن با تعیین اهداف «فکر کن، احساس کن، انجام بده» شروع می کنیم.
به عنوان یک تیم، آنچه را که می‌خواهیم مشتری فکر کند، احساس کند و انجام دهد، طوفان فکری می‌کنیم، سپس این ایده‌ها را در یک تمرکز واحد و دقیق اصلاح می‌کنیم.
این به همه یک چشم انداز مشترک برای راهنمایی آماده سازی و تحویل جلسه می دهد. به عنوان مثال:
- فکر کن: ما می خواهیم مشتری فکر کند، “آنها واقعاً چالش SEO ما را در برابر رقیب X درک می کنند و رویکردی چشمگیر دارند.”
- احساس کنید: ما می خواهیم مشتری احساس انرژی و آگاهی داشته باشد، در مورد استراتژی جدید ما هیجان زده و از ارائه آن به هیئت مدیره مطمئن باشد.
- انجام دهید: ما از مشتری می خواهیم که نکات کلیدی جلسه را با هیئت مدیره در میان بگذارد و به ایمن شدن خرید کمک کند و بر ضرورت اقدام سریع تأکید کند.
داشتن یک هدف مشترک تمرکز ما را تیزتر می کند و ما را در تصمیم گیری برای اینکه چه محتوایی باعث برش می شود راهنمایی می کند.
بدون این، خطر غلبه بر مشتری با اطلاعات بیش از حد وجود دارد که حفظ هر چیزی را برای او دشوار می کند.
کاوش عمیق تر: چگونه مشتریان SEO خود را درگیر نگه دارید: 8 نقطه تماس ارتباطی
4. از زبانی استفاده کنید که طنین انداز باشد
هنگام برنامه ریزی یک جلسه، به دقت در نظر بگیرید که چه کسی در اتاق خواهد بود و زبان خود را بر اساس آن تنظیم کنید. این می تواند تفاوت بین جذب یا بیگانه کردن مخاطب شما باشد.
به راحتی می‌توان با کلمات اختصاری و عبارات خودی خود را جمع کرد، اما به یاد داشته باشید که مشتری ممکن است با این اصطلاحات ناآشنا باشد.
استفاده از زبان مشتری و ارتباط مداوم اطلاعات با اهداف تجاری خاص آنها، باعث می شود که آنها را درگیر نگه دارید.
روی معیارهای مشتری محور تمرکز کنید که اهمیت دارند زیرا این معیارها برای ایجاد یک استراتژی انسان اول ارزشمند هستند.
در نهایت، محیطی دلپذیر ایجاد کنید که شرکت کنندگان در آن احساس راحتی کنند و سؤالاتی بپرسند، حتی سؤالاتی که ممکن است در جای دیگری از آنها دریغ کنند.
این صراحت باعث درک بهتر و تشویق گفتگوی سازنده می شود.
5. مخاطبان خود را در نظر بگیرید
محتوای خود را بر اساس افرادی که در اتاق هستند تنظیم کنید. همتایان ممکن است از جزئیات قدردانی کنند، در حالی که مدیران ارشد احتمالاً برای یک مرور مختصر و استراتژیک ارزش قائل هستند.
نقش های واضحی را در تیم خود اختصاص دهید. یک مجری اصلی تعیین کنید و فردی را در نقش نماینده مشتری در نظر بگیرید تا سؤالات شفاف‌سازی بپرسد و جلسه را ثابت نگه دارد.
6. نقش هایی را در تیم خود اختصاص دهید
هنگام شرکت در یک جلسه به عنوان یک تیم، ضروری است که نقش ها را از قبل روشن کنید. تصمیم بگیرید که چه کسی جلسه را رهبری خواهد کرد و هر نقش اضافی که ممکن است مورد نیاز باشد را شناسایی کنید.
من همیشه توصیه می‌کنم شخصی را به کارگیری دیدگاه مشتری اختصاص دهید – اغلب یک مدیر حساب یا مدیر.
نقش این شخص این است که سوالاتی را بپرسد که مشتری ممکن است در بیان آن تردید داشته باشد و هر اصطلاحی را که پیش می آید ترجمه کند.
با داشتن یک نفر به طور فعال از مشتری در این راه، به ایجاد فضای امنی کمک می‌کنید که در آن همه احساس راحتی کنند و سؤال بپرسند، ارتباطات واضح‌تر و یک جلسه سازنده‌تر را تقویت کنید.
7. آن را عمل محور کنید
بعید به نظر می رسد جلسه ای بدون آیتم های اقدام مشخص موفق باشد. هنگام تخصیص نقش، مطمئن شوید که فردی در تیم شما مسئول ثبت این اقدامات است.
قبل از بستن، موارد اقدام را با گروه بررسی و تأیید کنید تا مطمئن شوید چیزی از قلم نیفتاده است.
در نهایت، خلاصه ای از اقدامات را در اسرع وقت پس از جلسه به اشتراک بگذارید تا همه همسو و پاسخگو باشند.
8. از نشانه های رفتاری برای نتایج موثر استفاده کنید
به‌عنوان سازمان‌دهنده جلسه، هدف جلسه و نتایجی را که می‌خواهید به دست آورید کاملاً مشخص هستید.
برای هدایت مکالمه به سمت این اهداف، تلقین‌های رفتاری را در نظر بگیرید.
به عنوان مثال، اگر هدف شما تضمین توافق بر سر یک جهت استراتژیک جدید است، داده های قانع کننده و شواهد اجتماعی مرتبط، مانند مطالعات موردی یا بینش رقبا را برای تقویت پرونده خود بیاورید.
همچنین آماده کردن مخاطب از قبل می تواند مفید باشد. اطلاعات کلیدی را از قبل به اشتراک بگذارید یا گفتگوهای قبل از جلسه را با ذینفعان با نفوذ برگزار کنید تا حمایت ایجاد کنید و زمینه را برای یک بحث سازنده فراهم کنید.
کاوش عمیق تر: نحوه ایجاد روابط پایدار با مشتریان سئو
9. تعامل و تعامل را تقویت کنید
به این فکر کنید که چگونه همه را بر اساس سبک و هدف جلسه درگیر کنید.
اگر یک جلسه ایده پردازی است، آیا می توانید از یادداشت های چسبنده فیزیکی یا مجازی برای ثبت ایده ها استفاده کنید؟ برای گروه‌های بزرگتر، آیا جلسات شکست به تفرقه و غلبه کمک می‌کند؟
اگر از یادداشت‌های چسبنده یا تخته‌های سفید (مجازی یا حضوری) استفاده می‌کنید، به جای موکول کردن تصمیم‌ها به پیگیری، راه‌هایی را برای رتبه‌بندی ایده‌ها و ایجاد اجماع در زمان واقعی در نظر بگیرید.
این رویکرد کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که همه به طور فعال درگیر هستند و نکات کلیدی قبل از پایان جلسه مشخص هستند.
10. اطمینان حاصل کنید که هر صدا شنیده می شود
هر جلسه را با دعوت از همه افراد برای گفتن چیزی شروع کنید، خواه یک چک-این سریع، یک مقدمه کوتاه یا یک سؤال ساده مانند آنچه برای صبحانه خورده اند. این گام کوچک مشارکت را تشویق می‌کند و به همه کمک می‌کند تا احساس راحتی کنند.
یک ناظم ماهر مراقب پویایی صحبت کردن است و فضایی را برای اشتراک‌گذاری شرکت‌کنندگان ساکت‌تر ایجاد می‌کند.
در اوایل جلسه، بپرسید که هر فرد امیدوار است به چه چیزی برسد. توجه به این اهداف به متمرکز ماندن جلسه کمک می کند و می توانید در انتها مجدداً از آنها بازدید کنید تا اطمینان حاصل کنید که به آنها پرداخته شده است.
یک سوال پایانی قدرتمند این است که «امروز چه چیزی برای شما تأثیرگذارتر بوده است؟» این باعث می‌شود شرکت‌کنندگان در مورد نکات کلیدی خود فکر کنند و بازخورد ارزشمندی را در مورد آنچه طنین‌انداز شده است، ارائه می‌دهد.
برای جلسات مکرر، از شرکت‌کنندگان بخواهید که جلسه را از 1 تا 10 رتبه‌بندی کنند. این امر باعث بازخورد منظم در مورد اثربخشی جلسه می‌شود و به جلوگیری از تله روتین‌های غیرمولد که ممکن است بدون تردید باقی بمانند، کمک می‌کند.
11. نتایج و مسدود کننده ها را پیش بینی کنید
اگر به دنبال توافق یا امضا در طول جلسه هستید، از قبل در مورد موانع احتمالی فکر کنید و برای رفع آنها آماده شوید.
در حالی که توجه کامل مخاطب را به خود جلب کرده اید، آماده باشید تا از ایده های خود دفاع کنید و بلافاصله به نگرانی ها رسیدگی کنید.
حل مسائل در زمان واقعی بسیار تاثیرگذارتر از تلاش برای بازپس گیری تمرکز آنها در یک پیگیری است.
12. برای ارائه های بزرگتر تمرین کنید
برای ارائه های بزرگتر، آماده سازی کلیدی است.
علاوه بر چارچوب «فکر کن، احساس کن، انجام بده»، ما از چارچوب داستان سرایی «پنج من» برای ساختن یک روایت قانع‌کننده استفاده می‌کنیم:
- بینش – چرا: زمینه چیست و چرا مشتری باید به آن اهمیت دهد؟
- ایده – the what: ایده اصلی چیست، چه مشکلی را حل می کند و راه حل چیست؟
- پیاده سازی – چگونه: چه تاکتیک‌هایی درگیر هستند و چه منابعی مورد نیاز است؟
- تاثیر – چه می شود اگر: چه نتایجی را پیش بینی می کنیم؟
- ایده آل – غذای آماده: یک نکته ضروری که مخاطب باید به خاطر بسپارد چیست؟ این “رشته فولاد” مرکزی در طول جلسه است.
برای جلسات اصلی، تمرین ضروری است. تهیه اسلایدها فقط یک قسمت است. تأثیر واقعی در نحوه ارائه پیام توسط تیم نهفته است.
اجرای تمرینی به تیم کمک می‌کند تا با روایت کلامی هماهنگ شود و اطمینان حاصل شود که ارائه روان و قدرتمند جریان دارد.
کاوش عمیق تر: تسلط بر مدیریت حساب SEO: دستور موفقیت
ایجاد جلسات هدفمند و جذاب SEO
ایجاد یک تجربه کامل در جلسه مستلزم توجه به جزئیات است، اما زمانی که این شیوه ها به عادت تبدیل می شوند، طبیعی و آسان به نظر می رسند.
همیشه جلسه را از دیدگاه شرکت کنندگان در نظر بگیرید تا آن را به یک تجربه ارزشمند تبدیل کنید. فقط با دعوت از کسانی که واقعاً نیاز به حضور دارند، به وقت مردم احترام بگذارید و هر لحظه را برایشان مهم بدانید.
با صرف زمان زیادی که در جلسات صرف می شود، کاهش این بار از طریق جلسات منظم، هدفمند و جذاب تفاوت واقعی ایجاد می کند.
هنگامی که جلسات سازنده، متمرکز و فراگیر هستند – جایی که هر شرکت کننده نقش روشنی دارد و احساس می کند شنیده می شود – افرادی را خواهید دید که مشتاق ترند تا دعوت های شما را بپذیرند.
نویسندگان مشارکت کننده برای ایجاد محتوا برای سرزمین موتورهای جستجو دعوت می شوند و به دلیل تخصص و کمک به جامعه جستجو انتخاب می شوند. همکاران ما تحت نظارت کارکنان تحریریه کار می کنند و مشارکت ها از نظر کیفیت و ارتباط با خوانندگان ما بررسی می شوند. نظراتی که بیان می کنند، نظر خودشان است.