چگونه برای ممیزی SAP بعدی خود آماده شویم

در دنیای تجارت به تجارت ، کلمه حسابرسی ممکن است یک کلمه هشدار دهنده باشد. یا این یک بررسی مالی یا یک سیستم انطباق سیستم نرم افزاری است ، بخشی از حسابرسی معمولاً به عنوان یک ناراحتی طاقت فرسا ، ناگهانی و گران قیمت برای شرکت ها تلقی می شود.

هنگامی که در پایان رویه های حسابرسی نامه حسابرسی به آنها ارائه می شود ، سازمانها با س questionsالات متداول روبرو می شوند: “آیا من واقعاً مطابقت ندارم؟” ، “باید دلیلی وجود داشته باشد که آنها این حسابرسی را شروع کرده اند ، اما این چیست؟” ، “چه من اینجا گم شده ام؟ ” این عدم اطمینان ناشی از کمبود خلاصه محدود مجوزهای سیستم نرم افزاری است که آنها مجاز به استفاده از آن هستند ، مکان و پیکربندی آنها (آنچه در آن گنجانده شده است) ، چه کسی به مجوزها دسترسی دارد و به چه روشی از این مجوزها در شرکت استفاده می شود .

معمولاً فروشندگانی مانند اوراکل ، مایکروسافت یا IBM وقتی در مورد ممیزی صحبت می کنند ، مشهور و مخوف هستند. با این حال ، ممیزی های SAP برای سازمان های کاربر بسیار پیچیده و دشوار است. آماده سازی در مذاکره و گذر از ممیزی SAP با موفقیت ضروری است. در طول این مقاله ، ما نکات اساسی و توصیه های حساس را به شما ارائه می دهیم که نظارت بر روش حسابرسی SAP را افزایش می دهد.

اهداف تیم حسابرسی SAP

نهادی که توسط مشتریان به عنوان تیم ممیزی و انطباق مجوز جهانی SAP (GLAC) شناخته می شود ، ممیزی ها را بر اساس روش های مشخص و پروتکل های مرتبط با نحوه انجام ممیزی انجام می دهد. تنها هدف از ممیزی بررسی موقعیت انطباق استفاده از سیستم نرم افزار شماست. تیم تعامل SAP انتظار دارد که شما نشان دهید که استفاده شما با مجوزهای موجود و موجود مطابقت دارد. استفاده از ضرب العجلهای بسیار نزدیک برای انجام ممیزی از ویژگیهای SAP است و فشار بیشتری بر شرکتهایی که سازماندهی کمتری دارند و از نظر زمان و نیروی انسانی به منابع بیشتری نیاز دارند ، می افزاید.

تیم GLAC به شرکتهای کوچک و متوسط ​​به مدت 3 هفته اجازه می دهد تا حسابرسی را انجام دهند و کلیه اطلاعات درخواست شده و کاربرد را در اختیار شما قرار می دهند ، در حالی که انتظار می رود شرکتهای بزرگ طی چهار هفته با شواهد و مدارک بازگردند. جای تعجب نیست ، این بازه زمانی کوتاه توانایی شما و کاربران دیگر را برای تجزیه و تحلیل مناسب و انجام تنظیمات جزئی در صورت مشکلات احتمالی انطباق محدود می کند.

بهترین عملکرد این است که عملکردهای حسابرسی داخلی / انطباق شما برای انجام یک بررسی دوره ای از مجوزها ، به طور ایده آل قبل از شروع ممیزی SAP.

امتیازات خود را بدانید

انجام ارزیابی شخصی تنها زمانی مثر است که شرکت شما درک عمیقی از توافق نامه قراردادی با SAP داشته باشد. با توجه به پیچیدگی بالاتر اسناد قراردادی و اصطلاحات حقوقی ، این معمولاً یک فرآیند شفاف نیست. در همان زمان ، قرارداد اصلی ممکن است قدیمی باشد و چندین بند اضافی از جمله ، حذف یا حذف محصولات و خدمات اضافی SAP امضا و اضافه شده است.

بدین ترتیب ، بررسی دقیق قرارداد و ضمیمه ها در طول سال ها برای تهیه ممیزی داخلی / بررسی شما بسیار مهم است. با رفتن به یک سطح عمیق تر ، باید زمینه ای را که تحت آن محصولات SAP فروخته شده درک کرد. ممکن است این مورد باشد که کاربران نهایی مجوزها را فقط برای یک واحد تجاری خاص خریداری می کنند در حالی که در هر قرارداد توافق شده است که معیار شرکت برای کل شرکت قابل اجرا است. شناخت معیارهای محصول ، تعداد بلوک ها و بندهای خاصی که ممکن است از طریق قرارداد توافق شده باشد (به عنوان مثال استفاده غیر مستقیم از خدمات) تنها چند نمونه از شرایط قراردادی است که باید در نظر گرفته شوند.

مشاوره

از آنجا که باید در مرزهای ثابت باقی بماند ، SAP نمی تواند محصول خرده فروشی را تحت معیارهای تغییر یافته یا ناسازگار ارزیابی کند. در حقیقت ، SAP فقط موافقت با معیار فعلی را که در لیست قیمت واقعی نگهداری می شود ، ارزیابی می کند. در این شرایط ، به عنوان مشتری ، اگر مهارت کافی در بندهای توافق نامه کتبی ، معیارهای مرتبط و رتبه بندی داشته باشید ، مزیت خاصی برای مذاکره در این زمینه به نفع خود دارید.

توصیه ما این است که شرکت شما در پورتال اختصاصی پشتیبانی SAP خود ، وضعیت منظره سیستم را حفظ کند (به عنوان مثال استفاده از تولید ، از رده خارج شود). اگر این ابزار به روز نشده باشد و شما در میانه حسابرسی باشید ، توسط تیم حسابرسی SAP می توانید از سیستم بخواهید که سیستم هایی را در USMM (“اندازه گیری سیستم” ، کد تراکنش USMM) درج کنید که حتی ممکن است در آن لحظه فعال نباشد به موقع.

پورتال پشتیبانی SAP مرجع حسابرسان است و باید در زمان واقعی استفاده م effectiveثر و سیستم شما را تکثیر کند. اگر توجه ویژه ای به این جنبه داده نشود ، شرکت شما می تواند با شرایطی روبرو شود که در آن اندازه گیری محیط SAP شامل استفاده از ماژول ها یا موتورهایی است که پرسنل IT مدت ها قبل از دوره حسابرسی آزمایش کرده اند ، اما برای آنها هرگز مجوز دریافت نکرده اید. به طور خلاصه ، باید آماده شوید زیرا SAP ممکن است در مورد همه سیستمهای SAP متصل به شرکت شما س askال کند. سیستم های غیر فعال SAP ممکن است در برنامه اندازه گیری گنجانده شود که توسط SAP ارائه شده است ، با پیامدهای مالی منفی ناشی از این وضعیت.

هسته اصلی ممیزی SAP

توصیه دیگری که باید در نظر گرفت این است که به سادگی اندازه گیری های چک را با برنامه فعالیت SAP (معامله USMM) انجام دهید. این عمل باید به منظور انجام تجزیه و تحلیل داخلی از کاربران و موتورها انجام شود – به طور واضح ارسال ایده آل برای SAP ایده خوبی نیست ، زیرا این امر ممکن است باعث پاسخ (به عنوان مثال ممیزی) شود. اکثر سازمان ها سیستم های خود (کاربران و موتورها) را به طور منظم مدیریت نمی کنند و همچنین فعالیت ممکن است حاوی اطلاعات نادرستی باشد. به همین ترتیب ، توصیه می شود که یک آزمون اندازه گیری را انجام دهید و توسط یک مشاور خارجی SAP بررسی شود. پس از اجرای نکات مشاور SAP (به عنوان مثال پاکسازی پایگاه کاربر ، پیاده سازی یادداشت ها و غیره) ، محصول نهایی را می توان با SAP به اشتراک گذاشت.

کاربر

تعیین طبقه بندی مناسب برای کاربران SAP برای هر کاربر نهایی فوق العاده دشوار است. در مورد تعاریف اساسی کاربر ، آسان تر است زیرا در پورتال پشتیبانی SAP موجود است ، اما توافق نامه قراردادی ممکن است شامل تعاریف و طبقه بندی های اضافی باشد که برای انجام بررسی داخلی یا تأیید نتایج SAP باید مشخص باشد حسابرسی.

در داخل برنامه فعالیت SAP (USMM) ، روشهای زیادی برای طبقه بندی کاربران وجود دارد. طبقه بندی اصلی بر اساس مجوز کاربر و توافق نامه قراردادی است که باید با لیست قیمتی که در اصل قرارداد SAP قرار دارد مطابقت داشته باشد. موضوعات زیر مطمئناً تحت ممیزی SAP قرار می گیرند:

• کاربران قفل شده
• کاربران حذف شده است
• کاربران منقضی شده
• کاربران با چند نشان (احتمالاً به افراد بیشتری اجازه دسترسی داده می شود)
• کاربران با Log Late
• طبقه بندی مجدد “کاربران توسعه میز کار”
• کاربرانی که از کلیدهای SSCR برای اهداف توسعه استفاده می کنند
• کاربران آزمایشی در حال تولید (مشاوره: 10٪ توسط SAP برای اندازه گیری سیستم مجاز است)
• کاربران گفتگو در مقابل کاربران استاندارد اندازه گیری شده

موتورها

آخرین مرحله اندازه گیری SAP اگر تلفیق همه سیستم های اندازه گیری شده در میز کار مجوز مدیریت (LAW) باشد. با انجام تلفیق ، انواع کاربر و کاربر ثبت و به یک نوع کاربر قراردادی اختصاص می یابد. به شرطی که معیارهای کاربر LAW مرتباً از منظر کل سیستم به روز شود ، شرکت خطر شمارش سوابق را چندین بار از بین می برد. اگر میزان کاربران تلفیقی شناسایی شده توسط LAW خارج از محدوده قرارداد باشد ، توصیه می شود که به سادگی درخواست موارد زیر را تأیید کنید:

• معیارهای قانون (همانطور که برای تکثیر تعداد کاربران در چندین سیستم SAP استفاده می شود)
• کاربران قفل شده (و اگر تاریخ انقضا به درستی حفظ شده باشد)
• کاربران طبقه بندی نشده (به طور پیش فرض در سیستم های تولید به عنوان کاربر حرفه ای حساب می شود)
• کاربران فنی به عنوان کاربران گفتگو حفظ می شوند
• مجوزهای کاربران براساس تعیین نوع کاربر قراردادی شما

علاوه بر نتایج اندازه گیری قانون ، شما باید جزئیات اضافی را همانطور که SAP درخواست کرده است ارائه دهید (به عنوان مثال محصول خوداظهاری ، HANA ، مورد تجاری). در هر مرحله از حسابرسی ، SAP فرایندهای جمع آوری اطلاعات اضافی را برای دنبال کردن شرح داده است.

تجربه داخلی SAP را افزایش دهید

قبل از اشتراک داده ها با SAP اطمینان حاصل کنید که اندازه گیری توسط یک مشاور متخصص SAP معتبر است. در کمترین وضعیت مطلوب ، هنگامی که قبلاً خروجی را با SAP به اشتراک گذاشته اید ، برای اینکه در اسرع وقت از عدم تطابق بالقوه مطلع شود ، از مشاور SAP برای انجام تجزیه و تحلیل به صورت موازی استفاده کنید. هنگام برنامه ریزی برای مرحله آمادگی حسابرسی SAP ، آخرین تغییرات در تغییرات فناوری ، از جمله SAP GLAC را در نظر بگیرید. آماده سازی برای ممیزی SAP در آینده برای چندین سازمان طاقت فرسا ، پیچیده و بسیار دشوار خواهد بود.

همچنین منتشر شده است اینجا.

مربوط

برچسب ها